Cómo llevar la contabilidad en una empresa pequeña y no tan pequeña

Tienes una idea genial de negocio. Tal vez ya prestabas un servicio de manera informal y te dispones a ponerlo en marcha lanzándote de lleno. Y arrancas con tu negocio.

Pero oye, ¿Qué pasa con todas esas obligaciones formales que hay que cumplir? ¿Me doy de alta como autónomo o creo una sociedad limitada? Y si creo una empresa ¿cómo llevo la contabilidad de mi pyme? ¿Cómo hago la facturación y el control de pagos?

Alrededor de todo negocio que empieza, hay un torbellino de dudas que nada tienen que ver con la forma en la que te ganas la vida, pero que hay que cumplir con ello. Puede tengas la suerte de saber algo de cómo va todo esto, porque como yo, en su día estudiaste económicas o administración y dirección de empresas.

Pero se supone que, el tiempo debes dedicarlo a lo que te hace ganar dinero. No a otras cosas en las que no estás muy ducho, y no te hacen más que perder horas de trabajo. Y hay que saber priorizar. Pero sobretodo, como he dicho en otras ocasiones, hay que saber delegar.

Suele ocurrir que al principio cuando empiezas con tu pequeña empresa o negocio, te conviertes en una especie de pequeño hombre orquesta. Donde haces de todo, como buenamente puedes. Y es que al principio hay que escatimar en gastos en la medida de lo posible. Hasta tener claro si la cosa marcha o no.

Pero si no quieres que esa gestión multitarea se convierta rápidamente en un infierno, tienes que empezar a desentenderte de los temas administrativos cuanto antes y centrarte en lo tuyo. El problema es que ni te da económicamente como para contratar a otra persona que se encargue de ello, ni sabes muy bien en quien confiar para externalizar estas tareas.

Pues bien, yo cuando empecé ya hace unos cuantos años, no estaba tan desarrollado el tema de las aplicaciones de contabilidad, el software de administración etc. Así que al final terminas recurriendo a la típica asesoría local de la que por boca a boca o por un conocido, acabas entrando.

Pero hoy si empezase desde cero, tendría muy claro que utilizaría un programa de contabilidad online para empresas y autónomos. Que de un tiempo a esta parte han emergido como una gran herramienta de apoyo para los pequeños empresarios, donde existía un importante nicho sin cubrir de forma satisfactoria.

Al final lo que está ocurriendo en otros sectores gracias al desarrollo de la tecnología, es extrapolable a cualquier negocio en el que se realicen tareas rutinarias, de carácter operativo y que aportan un bajo valor añadido.  La digitalización se va a cargar muchas de esas funciones.

Por lo tanto, los asesores fiscales y las gestorías, habría que dejarles para otras tareas de asesoramiento y apoyo, un tanto más complejas y a medida de cada cliente. Porque todo lo que es administración, es perfectamente automatizable gracias a programas y apps de gestión de la contabilidad empresarial.

Y lo mejor de todo es que te libera un montón de tiempo y recursos, para hacer otras cosas que te generan un mayor beneficio y encima por un coste menor. Qué sentido tendría si no la digitalización ¿verdad?

El tema es que con una aplicación de facturación y contabilidad online, puedes hacer todos esos procesos ultra sencillos y totalmente personalizables con unos pocos clics.

Yo no es que me vea tentado a abandonar a mi asesor fiscal, pero desde luego, para todo lo que es meter los asientos contables, liquidar impuestos, llevar los libros de contabilidad etc., no tardando mucho no va ser ni necesario.

Mucha gente, sobre todo empresas familiares o que llevan más tiempo, han establecido una relación personal de confianza desde hace mucho tiempo con el asesor y les cuesta desvincularse. Pero honestamente, muchas veces al externalizar pierdes totalmente el control de esa parte de la gestión de tu actividad y cuando quieres saber quién todavía no te ha pagado las facturas o cómo están los estados contables de tu empresa, tienes que estar detrás del asesor para conseguir la información. Porque están hasta arriba de trabajo y nunca están disponibles. Y eso a mí no me gusta nada.

Con los programas online de contabilidad, tienes control total. Y es el software el que trabaja por ti. Hay una cosa que me parece ya una pasada. Y es que como estos programas se pueden conectar a tus bancos, generan asientos automáticos, conciliando además tus movimientos bancarios con tus facturas. En cuanto emites una factura, también se genera el asiento automáticamente.

Eso te da un control en tiempo real de tu tesorería y de la situación de las cuentas de la empresa. Tienes la cuenta de pérdidas y ganancias, los libros mayores y el balance, siempre actualizados. Es un cambio radical.

Estamos hablando que por un importe de 120€ o 290€ más IVA al año, tienes cubierto todo lo que hace tu asesor de siempre, excepto la presentación de cuentas anuales y el impuesto de sociedades, que quizá es lo que puede ser un poco más lioso si tienes una empresa. Así que a día de hoy, para llevar la contabilidad de una empresa pequeña, yo no lo dudaría. Mejor un programa de contabilidad online en la nube. ¿A ti qué te parece?

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