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miércoles, 12 de septiembre de 2018

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Cómo optimizar el tiempo en la gestión de tu negocio


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Muchas veces uno de los principales problemas que sufren los autónomos y las pequeñas empresas, es que sienten que están desbordados de tareas y no son todo lo productivos que les gustaría ser por mucho esfuerzo y empeño que le pongan. 

La impresión es que falta tiempo y hay demasiado trabajo. Pero muchas veces  es un síntoma de que no se está siendo eficiente en la gestión de la carga de trabajo. 

Yo soy un desastre y lo asumo. Muchas veces me veo saltando de una cosa a otra. Mi mesa es un caos de papeles en la que hasta hace no mucho creía tener un orden. Pero ha llegado un punto en el que todo esto me provoca gran estrés y frustración porque no llego a todo lo que me propongo. 

Desde hace no mucho, he decidido aplicar algún truco para tratar de mejorar mi productividad y optimizar el tiempo que dedico a mi negocio. Tengas o no un negocio, creo que son algunas pautas que pueden ayudarte a ser más eficiente en cualquier ámbito de la vida en el que necesites establecer cierto nivel de organización y gestionar mejor el tiempo.

Tareas. Mejor una a una.

Parecerá una tontería, pero obligarte a terminar lo que estás haciendo antes de saltar a otra cosa, es un hábito muy saludable, que te ayudará a sentirte mejor y que avanzas más rápido. 

Para poder implementar esta pauta, es necesario que establezcas un orden de prioridades a los asuntos que tienes que atender. Preparar un check list antes de iniciar tu jornada, para organizar y tomar conciencia de las cosas importantes es fundamental. Te ayudará a dirigir tus esfuerzos a los temas más relevantes y tendrás la sensación de que avanzas más y mejor. También debes repasar esa lista de tareas al finalizar la jornada, para tachar lo realizado, incorporar los nuevos asuntos que hayan surgido en el día y reorganizarlo todo si es necesario para el día siguiente. 

Tecnología y disrupciones tecnológicas. El empleado invisible. 

Hay pocos negocios o profesiones que no se hayan visto afectados por algún cambio tecnológico en los últimos años. Ponerlos de tu parte para que aumenten tu productividad como si fuese un empleado invisible que trabaja en equipo contigo, depende de ti y el uso que les des. No los conviertas en ladrones de tiempo. 

Para empezar, si te tienes que encargar tú mismo de las tareas administrativas de tu negocio, quieres reducir costes y ganar tiempo en tareas que no dominas demasiado, puedes usar cosas como este tipo de contabilidad online. Son programas que te ayudan a crear presupuestos, facturar, hacer seguimiento de los pagos o fotografiar recibos con el móvil y contabilizarlos al momento. Si lo necesitas en la red tienes también un montón de recursos como estas platillas de facturas gratis que te pueden ayudar a ahorrar tiempo. 

Supongo que ya sabes el agobio que puede llegar a generar todo esto, si no tienes un buen método de trabajo para estas cosas. Las propias asesorías y contables utilizan programas que escanean y contabilizan las facturas en segundos. Ahorrando así un motón de tiempo y evitando errores. ¿Por qué tú no lo vas a utilizar?

Canales de comunicación. Siempre disponible en cualquier parte en cualquier momento.

Los mensajes de WhatsApp, los emails, las llamadas, las visitas, las redes sociales, etc. Son unos intrusos constantes e indeseables en tu jornada de trabajo y por desgracia también fuera de ella. Reducen nuestra productividad, nos vuelven más olvidadizos, nos distraen constantemente incluso provocan que tengamos accidentes

Te aconsejo que establezcas un protocolo para tus canales de comunicación cuando trabajas. Primero por imagen. No nos damos cuenta, pero a veces tenemos un cliente delante y perdemos la atención porque entra un aviso al móvil, de un WhatsApp, Facebook Messenger o una llamada y perdemos el hilo de la conversación, además de faltar al respeto a quien tenemos delante. En este artículo puedes leer algunos consejos para desengancharte del móvil y ser más productivo. 

Si vas a hacer algo que requiere atención plena y concentración, desconecta los datos de tu móvil por un tiempo y pide que no te pasen llamadas o desvíalas. Asigna unas horas o un momento a lo largo del día para dedicarte a esos canales de comunicación. 

Y fuera del trabajo, ya sea al acabar la jornada o en vacaciones, no permitas estar siempre disponible para tus clientes. Si estas descansado, tu productividad mejora. No puedes permitirte contestar a un cliente que te ha localizado en LinkedIn en tus vacaciones o verte obligado a contestar un WhatsApp a las 22.30 pm. 

Ya sé que ser autónomo o pequeño empresario es duro y quieres dar lo máximo. Pero si estas siempre disponible para tus clientes, eso es contraproducente en la calidad del servicio que les prestas a la larga. Tienen que entender que eres una persona y que tienes una vida. Y si no lo entienden tal vez es mejor que no sean tus clientes. 

En resumen. Revisa como trabajas. Cambia tus hábitos. Cuanto más sencillo y fácil de implementar mejor. Trabaja con listas para jerarquizar y organizar. Apóyate en la tecnología para ser más eficiente. Mantén a raya los ladrones de tiempo, sobretodo el móvil y establece un hábito de vida saludable que te ayude a descansar, separar y desconectar. 

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