Cambiar de asesoría es una de las decisiones más difíciles
de tomar para un autónomo o un empresario. Una vez confías en un despacho o una
persona para externalizar tus servicios de gestión de las cuentas de tu empresa
y de todos los trámites relacionados con ella, transcurridos unos años, suele
ser habitual que, pensar en cambiar de asesor te suponga todo un mundo.
Después de todo, ya conocen todos los
entresijos de tu actividad y son quienes han ido elaborando la información contable
de tu negocio. Saben tu historia empresarial o gran parte de ella. Te tienen
que hacer una liada muy gorda, para que decidas buscar otro profesional. Eso es
lo que seguramente ya saben también muchos asesores. Y a veces abusan de ello. Limitándose
a prestar unos servicios mínimos, con los que justificar sus honorarios.
Mi recomendación es contundente. Si no
estas satisfecho con tu asesoría, has intentado hablar con ellos para
resolverlo y aun así los servicios que te presta están muy por debajo de tus
expectativas, no lo toleres. Y no esperes demasiado tiempo para resolverlo. Cambiar
de asesoría no es tan complicado.
¿Por qué deberías decidir cambiar de asesoría?
Hay múltiples razones que te pueden
llevar a cambiar de asesor. Desde mi punto de vista hay tres grupos de
aspectos, en los que se pueden detectar deficiencias que te motiven a cambiar.
Atención al cliente general
-Tienes que llamar en sucesivas
ocasiones y perseguirles para que respondan tus consultas o solicitudes
-Cuando no te devuelven las llamadas,
no contestan a tus correos o tardan varios días en hacerlo.
-Es prácticamente imposible reunirte físicamente
con tu asesor. Te da largas o evita reunirse contigo. No te dedica tiempo a ti, ni a los asuntos de
tu empresa.
-No cumplen los plazos o van muy
justos. No te dan casi tiempo a preparar la información, ni te avisan con
tiempo de los importes a pagar para gestionar correctamente tu tesorería y
gestionar los pagos.
-No te facilitan datos e información
de tu empresa de forma proactiva. Ni siquiera cuando se los pides. Ni balances,
ni mayores… no tienes una imagen real y actual del estado de tu negocio o de tu
contabilidad. No te devuelven las facturas que les has entregado o las traspapelan.
Servicio de asesoría
-Se han convertido en meros
tramitadores de impuestos, se limitan a contabilizar asientos y te aportan cero
valor añadido.
-Les da igual como va tu negocio. No
demuestran compromiso contigo ni con tu negocio. No te informan subvenciones ni
bonificaciones de las que te puedes beneficiar ni te mantienen al tanto de cambios
legislativos que afectan a tu actividad. Muchas veces eres tú, quien les habla
de novedades de las que te has enterado por la prensa o por otros empresarios.
Gestión, tramitación y estructura
-Cometen errores en la presentación
de impuestos o modelos ante la administración, que han generado requerimientos,
recargos o sanciones. Con la consiguiente pérdida de tiempo y económica para
responder por ellos.
-No te sientes tranquilo. Tienes que perder
tiempo en revisar su trabajo o tienes que estar detrás de ellos para comprobar
si han presentado a tiempo los impuestos, las cuentas anuales, etc.
-Tienen carencias organizativas o de
estructura graves en el despacho. No cuentan con el personal suficiente o
carecen de programas actualizados y tienen una gestión poco informatizada. Son
poco eficientes y siempre trasladan la sensación de estar desbordados de trabajo.
-No cumplen con los servicios o
funciones, ni han resuelto los problemas acordados en el inicio de la relación
con la asesoría, te hacen seguir pendiente y atado.
-Cuando te suben las tarifas sin
previo aviso, te cobran una cuota superior al de otras asesorías similares,
cuando pretenden cobrarte honorarios extra por servicios que no te advirtieron
que no estaban incluidos en la cuota al contratar, pagas por cosas que no
necesitas o básicamente cuando están más interesados en cobrarte que en
prestarte un servicio de calidad.
Cuando concurren alguna o algunas de
las circunstancias anteriormente detalladas, urge tomar medidas y cambiar de
asesoría. Entiendo que te pueda dar pereza dar el paso o que puedas pensar
que el trastorno que te puede causar cambiar de asesor es muy grande. Pero
mayor perjuicio es seguir por más tiempo en una asesoría que presta un servicio
en unas condiciones que dejan bastante que desear.
Muchas asesorías generan unas
expectativas que son incapaces de cumplir, porque que intentan abarcar más de lo
que pueden gestionar, con la única finalidad de ingresar más. Y después de muy
buenas palabras, terminan prestando un servicio deficiente y se aprovechan de
la dejadez o el trastorno que te puede suponer cambiar de profesional. No lo
consientas. Hay un montón de asesorías en el mercado y no todas son malas.
¿Cuál es el mejor momento para cambiar de asesor?
El mejor momento para empezar a trabajar
con otra asesoría, es el primer trimestre del año. Se cierra un ejercicio y
comienza otro. Y es más fácil determinar las responsabilidades del antiguo
asesor y el nuevo. En cualquier caso, si la situación es insostenible y no se puede
esperar al comienzo del año, para tener tiempo para hacer la transición, lo que
te recomiendo es que hagas el cambio en el inicio de un nuevo trimestre. El final
del 3T es el mejor después del inicio de ejercicio. En septiembre comunicas y en octubre coges las
riendas.
¿Cómo cambiar de asesoría fiscal y contable con el menor trastorno posible?
Si la asesoría de la que te marchas es
mínimamente profesional y competente, la contabilidad debería estar al día y no
deberías tener problemas. Lo ideal, es que seas tu mismo quien se reúna con el
asesor al que cesas en su función y no que sea el nuevo proveedor de servicios quien
lo haga.
Si hay una mínima relación cordial,
lo ideal es sentarse para establecer unas fechas y plazos en la finalización de
prestación de servicios, para delimitar responsabilidades y por si hubiese
temas pendientes en curso. En caso contrario, será necesario dejar constancia por
escrito de las condiciones establecidas para el cese, por si hay problemas.
Suele ser conveniente que la nueva
asesoría, haga una pequeña auditoria al trabajo realizado por la asesoría que cesa
en su función de gestión de cuentas.
¿Qué documentación solicitar al cambiar de asesoría?
Toda la documentación relativa a tu
negocio o a tu empresa, es propiedad tuya o de la empresa. Y la responsabilidad
del asesor y contable que cesa, no se extingue con la finalización de la relación
contractual. Por lo tanto, deberás solicitar toda tu documentación que tenga en
su poder:
-Balance
de sumas y saldos.
-Libro
diario de todos los ejercicios
-Listado
de mayores
-Cuentas
anuales, balances de situación, cuenta de PyG.
-Copia
de impuestos presentados, nóminas, seguros sociales…
-Libro
de actas
-Declaraciones
de IVA, IRPF, IS…
-Originales
de facturas, escrituras u otros documentos de tu empresa
Esta documentación, no es importante
sólo para ti como autónomo o empresario. Lo es también para el nuevo asesor. La
clave de que no haya problemas en el cambio de asesoría, es que cuete
con toda la información necesaria.
¿Qué valorar para acertar al cambiar de asesoría?
Lo primero de todo, indagaría en su
reputación online. Si quieres evitar caer en las manos nuevamente de un mal profesional
como del que huyes ahora, toma buena nota de los comentarios de otros clientes.
Mantén una reunión personal con tu
futuro asesor. Además de para aclarar todas las dudas en primera persona, para
comprobar que te entiendes con él y hay feeling.
Jamás te pongas en manos de un profesional
o una asesoría que no te ponga por escrito de forma clara y transparente que
servicios entran y cuales no están incluidos en el precio.
Asegúrate de que sea una asesoría que
pueda crecer con las necesidades te tu actividad o negocio, pero empieza
pagando únicamente sólo por aquello que necesitas.
Deja muy claro desde el minuto uno
cual va ser el marco de relación. Las obligaciones por parte de la asesoría, el
flujo de información requerida que vas a necesitar, la periodicidad de las
reuniones. Si hay compromiso de permanencia, o si es necesario un preaviso para
cesar la relación. Y todos los aspectos que más valoras para tu total
satisfacción.
Comprueba que cuenten con un seguro
de responsabilidad civil y aclara quien responde de los errores y como
resolverlas incidencias.
¿Qué debes esperar al pagar para externalizar la asesoría fiscal y contable de tu negocio?
No es ningún secreto, que muchos
asesores se creen en el derecho de cobrar una tarifa únicamente porque pueden
demostrar que presentan tus impuestos en plazo y llevan una contabilidad no muy
detallada de tu negocio, pero que más o menos sirve para proyectar la imagen
fiel de tu actividad y que lo vale porque te liberan de esa tarea. Pero eso,
como hemos dicho antes, es ser malamente un mero tramitador o mecanizador de
datos, pero ni mucho menos puede considerarse un servicio de asesoría, porque
no hay asesoramiento en la práctica, ni sirve como ayuda en la toma de
decisiones.
Para mi es fundamental que haya un
grado de profesionalidad y atención mínimamente aceptable, más allá de una
buena disposición, una sonrisa y un despacho bonito. Es fundamental que hay una
agilidad y rapidez en la atención de tus consultas, llamadas y correos.
Que te dediquen tiempo, que sean
proactivos, que se impliquen en tu negocio y te hagan propuestas de mejora,
optimización fiscal o contable, que lleven las cuentas de tu empresa al día,
que te faciliten con prontitud la información de tu empresa para llevar al día el
pulso de tu negocio. En definitiva, que te den seguridad y confianza.
Si estas pagando una cuota por tu
asesoría y no tienes estos mínimos, cámbiate de asesoría ya mismo. Para
lo básico, asientos contables, conciliación de saldos, emisión de facturas y
presentar impuestos, hay software y programas que te lo hacen automáticamente
por 6€+IVA al mes. Que no te engañen. El mundo de la asesoría va a vivir un
proceso de transformación terrible en los próximos años. Muchos de los
honorarios que se cobraban hasta ahora en asesorías, son por trámites administrativos
o mecanización de datos que hoy son perfectamente programables. Creo que es
hora de que seamos exigentes con lo que recibimos. ¿Tú estás contento con tu
asesoría? ¿Has tenido alguna mala experiencia? ¿Crees que la profesión de
contable va a desaparecer?
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Hay cada patán por ahí que da miedo. Yo estuve aguantando a un impresentable dos años, que me presentaba el IVA a ojo, porque era un desastre y perdía las facturas, siempre iba pillado de tiempo... Luego lo rectificaba y venían los problemas con Hacienda porque las cosas no cuadraban. Y no veas que cara más dura. El tío todo fanfarrón todavía me decía que no me podía quejar porque se habrían presentado todos los modelos en plazo. Siempre iba con excusas y mentiras.
ResponderEliminarAl final tuve que irme a malas. El fulano me quería seguir cobrando la cuota porque no le había preavisado. Un sin vergüenza. Hay que tener mucho cuidado a quien le confías las cuentas de tu empresa o te puede meter en problemas muy gordos.
Saludos.
Bueno, hay casos y casos, el tuyo evidentemente es de un nivel inadmisible. ¿Cómo terminaste ahí y por qué aguantaste tanto tiempo?
EliminarUn saludo y gracias por comentar tu experiencia.
Buenas Tardes.
ResponderEliminarMe llamo javier. A mi me salio caro tuve que pagar hacienda 150000 €uros en febrero
Delegas la contabilidad a unos asesores,por que la gran mayoría de los empresarios no entendemos y si nos hablan de un tema que no dominamos, solo tenemos la opción de delegar. En mi caso me manipularon, dieron excusas absurdas del por que de la sanción y la verdad la supe cuando otra assesoria les entregue la documentación.
Y el problema vino cuando hacienda se fija que la cuenta 551 estaba durante años en negativo exagerado.
Fue la asesora con el inspector y no tenía ni idea de nada.
En fin que no puedo pedirles responsabilidad civil.
El problema es que una asesor no tiene que por que tener un gran conocimiento de contabilidad.
SAludos
Hola, Javier.
EliminarMe parece increíble lo que te ha pasado. Pero por desgracia, hay asesorías en las que hacen auténticas barbaridades. Y lo más sorprendente es que luego se lavan las manos y no se quieren hacer cargo de las consecuencias.
La cuenta con los socios administradores, se debería usar siempre de forma temporal, justificado por la propia función. Y no para mezclar el patrimonio empresarial con el personal. Que luego vienen los líos. Ahí obviamente, hicieron mal en no sentarse contigo a ver este tema.
Seguro que ahora has cambiado a mejores manos, si es que no te arruinaron. Un saludo.
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