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martes, 3 de abril de 2018

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Gastos en viajes de negocios - consejos para facilitar pagos y su gestión

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Cuando se trata de pagar los servicios de viaje que precisan sus empleados, la empresa puede optar por pagar a la agencia de viajes, bien por transferencia, o bien por tarjeta de crédito.

Si utilizamos una tarjeta para viajes empresariales, las opciones van desde una tarjeta bancaria estándar con el empleado de la empresa como titular, hasta una Travel Account (o cuenta de viaje) en forma de tarjeta virtual, sin emisión del plástico a nombre de la empresa y especialmente pensada para el pago de sus viajes.

Una cuenta para los viajes de todos sus empleados

Una Travel Account es una tarjeta de crédito que centraliza todos los pagos de los viajes que contrate una compañía a su agencia. En base a ello, se emite un extracto mensual en el que aparecen de forma detallada cada uno de los gastos. De esta manera, los viajeros de empresa reciben los servicios de viaje; como aviones, hoteles, entre otros, sin participar directamente en el flujo de pago. Este tipo de cuentas son ofrecidas, por ejemplo, por Diners Club Spain.

Tarjetas con ventajas para el viajero corporativo y la empresa

Además de ofrecer financiación (35 a 45 días por operación entre la emisión del extracto mensual y el plazo de abono), estas cuentas de viaje especializadas en el pago de viajes de empresa ofrecen a la compañía información detallada de sus movimientos. Asimismo, cuenta con la posibilidad de generar informes consolidados con los gastos de todas las Travel Accounts utilizadas, independientemente del número de agencias de viaje con las que trabaje la empresa.

El empleado, por otro lado, viaja cubierto por un seguro de accidentes y asistencia en viajes, para cualquier imprevisto, solamente por haber pagado su viaje con una cuenta de viajes corporativos, incluida una enfermedad repentina, o un accidente durante el viaje.

Valorar la mejor oferta, para que el servicio de pago ahorre tiempo y dinero

A diferencia de lo que suele ofrecer una tarjeta de crédito tradicional, el extracto de la Travel Account suele estar conciliado con la factura de la agencia de viajes. De esta forma, no hace falta que el departamento de contabilidad rastree las diferencias entre la factura y el extracto para poder efectuar la contabilización de estos dos documentos correctamente., Igualmente, el departamento financiero puede controlar el presupuesto de viaje gracias a la información detallada que ofrecen las cuentas de viajes corporativas.

Por otra parte, gracias a estos datos de tarjeta, el departamento de compras de la empresa dispone de una base importante para negociar tarifas corporativas con los proveedores de viaje y detectar potenciales de ahorro, según el comportamiento de viaje de sus empleados.

En resumen, la utilización de una tarjeta de crédito especializada en gastos de viaje y que ayuda a centralizar los mismos, trae consigo un número importante de ventajas para la empresa. Para aprovecharlas al máximo, habrá que valorar qué compañía y cuál de las ofertas se ajustan de la mejor manera posible a sus necesidades individuales. Así, seguramente el próximo viaje empresarial será un éxito.

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