Cuando se trata de pagar los servicios de viaje que
precisan sus empleados, la empresa puede optar por pagar a la agencia de
viajes, bien por transferencia, o bien por tarjeta de crédito.
Si utilizamos una tarjeta para viajes empresariales, las opciones van desde una tarjeta
bancaria estándar con el empleado de la empresa como titular, hasta
una Travel Account (o cuenta de viaje) en forma de tarjeta virtual,
sin emisión del plástico a nombre de la empresa y especialmente pensada para el
pago de sus viajes.
Una cuenta para los viajes de todos sus empleados
Una Travel Account es una tarjeta de crédito que centraliza
todos los pagos de los viajes que contrate una compañía a su agencia. En base a
ello, se emite un extracto mensual en el que aparecen de forma detallada cada
uno de los gastos. De esta manera, los viajeros de empresa reciben
los servicios de viaje; como aviones, hoteles, entre otros, sin
participar directamente en el flujo de pago. Este tipo de cuentas son
ofrecidas, por ejemplo, por Diners
Club Spain.
Tarjetas con ventajas para el viajero corporativo y la
empresa
Además de ofrecer financiación (35 a 45 días por operación
entre la emisión del extracto mensual y el plazo de abono), estas cuentas
de viaje especializadas en el pago de viajes de empresa ofrecen a la
compañía información detallada de sus movimientos. Asimismo, cuenta con la
posibilidad de generar informes consolidados con los gastos de todas las Travel
Accounts utilizadas, independientemente del número de agencias de viaje con las
que trabaje la empresa.
El empleado, por otro lado, viaja cubierto por un seguro
de accidentes y asistencia en viajes, para cualquier imprevisto,
solamente por haber pagado su viaje con una cuenta de viajes corporativos, incluida una enfermedad repentina,
o un accidente durante el viaje.
Valorar la mejor oferta, para que el servicio de pago ahorre
tiempo y dinero
A diferencia de lo que suele ofrecer una tarjeta de
crédito tradicional, el extracto de la Travel Account suele estar
conciliado con la factura de la agencia de viajes. De esta forma, no hace falta
que el departamento de contabilidad rastree las diferencias entre la factura y
el extracto para poder efectuar la contabilización de estos dos documentos
correctamente., Igualmente, el departamento financiero puede controlar el presupuesto
de viaje gracias a la información detallada que ofrecen las cuentas de
viajes corporativas.
Por otra parte, gracias a estos datos de tarjeta, el
departamento de compras de la empresa dispone de una base importante para
negociar tarifas corporativas con los proveedores de viaje y
detectar potenciales de ahorro, según el comportamiento de viaje de sus
empleados.
En resumen, la utilización de una tarjeta de
crédito especializada en gastos de viaje y que ayuda a centralizar los
mismos, trae consigo un número importante de ventajas para la empresa. Para
aprovecharlas al máximo, habrá que valorar qué compañía y cuál de las ofertas
se ajustan de la mejor manera posible a sus necesidades individuales. Así,
seguramente el próximo viaje empresarial será un éxito.
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