Cómo gestionar el tiempo para mejorar la productividad

No se tú, pero yo soy una de esas personas que siempre tiene una lista infinita de cosas pendientes por hacer, que se queja de lo poco que le cunde el tiempo en su día a día. Algo que me ha llevado en muchas ocasiones a estar estresado, agobiado y de cuando en cuando malhumorado por la imposibilidad de cumplir con las tareas y compromisos adquiridos. 

Dicho de otro modo, no sé como gestionar el tiempo para conseguir cumplir con mis obligaciones. Y te aseguro que es algo frustrante que se estaba convirtiendo en un problema y que me he decidido a cambiar.

A lo mejor te estas preguntando ¿y que tiene que ver la gestión del tiempo con el dinero, los negocios,  las inversiones y le resto de temas que trato en el blog? Bueno, pues tiene que ver y mucho. Gestionar correctamente el tiempo en tu trabajo, administrar mejor tus tareas para tener más tiempo para ti, es otra forma de riqueza. Ya lo dice el dicho, el tiempo es oro.

He estado reflexionando bastante sobre el tema y he puesto en práctica algunos hábitos que poco a poco van dando sus frutos. Si como yo, tienes problemas de gestión del tiempo, sigue leyendo y te cuento algunos de los consejos sobre cómo gestionar el tiempo para mejorar la productividad que yo mismo estoy siguiendo.

No se si te has parado a pensar alguna vez que es el tiempo. Quizá suene a pregunta metafísica, pero expresado en términos económicos, se podría decir que el tiempo es un recurso atípico, irremplazable y quizá el mas equitativo que existe. Ya que todas las personas tenemos el mismo tiempo. Un día de 24 horas es igual para una persona en Pekín que para otra en Barcelona e igual que para ti y para mí. Además el tiempo ni se puede ahorrar ni se puede pedir prestado, nadie puede acumular mas tiempo que los demás (excepto en la película In time o El precio del mañana).

Lo que si que cambia de una persona a otra, es como administra ese tiempo y como programa las actividades. Eso es lo que te puede hacer más rico en tiempo que otras personas. En realidad es a lo máximo que puedes aspirar.

En mi caso concreto, cuando me puse a pensar en lo que estaba haciendo mal, me di cuenta de que regalaba constantemente mi tiempo y a cambio de nada. Y es que mi problema es que nunca se decir no cuando alguien me pide ayuda, sin importar si estoy ocupado o disfrutando de mi tiempo libre. Ese servilismo hacia los demás al final se paga con estrés, con frustración y con la pérdida de un tiempo que ya no vas a poder recuperar para emplearlo en estar con la gente que quieres o en ti mismo.

Así que detectado el error, mi primera medida es dar más valor a mi tiempo y luchar contra los ladrones de tiempo. Me refiero a pensarse dos veces decir si, a esa persona que te dice ¿tienes un minuto?, a responder a esa llamada que te interrumpe en mitad de una tarea importante o a acudir a una cita con una persona en un momento en el que aun no has atendido tus asuntos. 

También supone luchar contra uno mismo, y eliminar esos hábitos que me impiden gestionar el tiempo mejor y que me hacen ineficiente. Me refiero evitar a repasar veinte veces una tarea ya realizada, a evitar ceder a una avalancha de trabajo y decir “bueno, me quedo un rato y lo termino, “me lo llevo a casa y lo acabo” o “ya lo miraré el fin de semana tranquilamente que tendré más tiempo”. Pero fundamentalmente hay que evitar atender los asuntos según vayan llegando.

Y esto me lleva al segundo gran problema, que no es otro que saber priorizar las actividades, orientándolas a las metas que quieres conseguir.

He de reconocer que cuando me propuse resolver el problema de cómo gestionar el tiempo para ser más productivo, no sabía como enfocar el problema para encontrar una solución. Y un día estando en casa pensando sobre este tema, me quedé con la mirada fija en unos libros que tenía en la estantería y reparé en uno que me había regalado mi hermana por navidad, que no había leído por falta de tiempo (estaba en mi lista de cosas pendientes, que raro ¿verdad?). Pues resulta que ese libro era los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen R. Covey, del que ya hablaré más adelante en otro artículo. 

Yo buscando una solución a mi problema y como siempre, ya había una inventada esperando en mi estantería. O por lo menos fue algo que me ayudó bastante a aclarar las ideas. 

En este libro Covey te da la clave sobre como jerarquizar tus tareas, para gestionar el tiempo de forma más efectiva y mejorar la productividad personal orientándote hacia tus metas personales, profesionales, etc. Y esa clave se resume con la siguiente matriz de administración del tiempo.

Extraido del libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva" de Stephen R. Covey

Hay mucho para hablar sobre esto, pero básicamente quédate con la idea de que debes conseguir tomar el control de tu tiempo, organizando las actividades, de modo que consigas atender las urgentes e importantes, para poder centrarte con calma en las importantes y no urgentes, que son las que a la larga te vana llevar a donde quieres. Evitando que las importantes no urgentes, se conviertan sistemáticamente en problemas apremiantes, reduciendo el estrés, la angustia y los agobios de esa situación.

Una vez fijes tus objetivos y metas en los distintos ámbitos de la vida, cuando priorices tus actividades en base a la orientación a tus metas y la importancia y la urgencia, debes por encima de todo hacer respetar tu planificación del tiempo y actividades. Siempre habrá personas egoístas a las que no les importan tus metas ni conocen tus objetivos, y que intentarán abusar de ti pidiéndote favores para avanzar en sus proyectos sin reportarte beneficio alguno.

No es una tarea fácil cambiar de hábitos y se bien de lo que hablo. Pero espero que estos consejos sobre como gestionar el tiempo para mejorar tu productividad te sirvan de ayuda o al menos para comenzar a cambiar algo en tu vida que te permita ser mas rico en tiempo, más feliz y vivas menos estresado.